Algemene Voorwaarden

Welkom bij DeepFlow

Beste gedreven en bewust levende deelnemer,

Wat bijzonder dat je ervoor kiest om met DeepFlow samen te werken. Met deze stap geef je niet alleen een ja aan ons, maar vooral een ja aan jezelf. Aan je herstel, aan je vitaliteit, aan je verlangen om lichter en vrijer te leven.

Wij voelen ons vereerd dat we je op deze reis mogen begeleiden. Of je nu instapt in een jaartraject, een retreat, een teamdag of een event, of juist kiest voor onze onlinetrainingen en meditaties – je zegt hiermee ‘ja’ tegen jezelf en jouw groei.

Bij DeepFlow werken we vanuit de overtuiging dat de antwoorden en de kracht altijd al in jou aanwezig zijn. Onze rol is om je te ondersteunen, spiegelen en uit te dagen. Wij zetten onze kennis, methodes en ervaring in, maar het is jouw openheid en bereidheid die het verschil maken. Het is een gezamenlijke inspanning: wij beloven ons volledig in te zetten met zorg, expertise en integriteit, en jij belooft jezelf actief in te brengen, onze suggesties serieus te overwegen en verantwoordelijkheid te nemen voor je eigen proces.

We willen je alvast meegeven: wij kunnen geen garanties geven op specifieke resultaten – want ieder mens en ieder proces is uniek. Wat we wél beloven, is dat we een veilige bedding en professionele begeleiding bieden, zodat jij de beste omstandigheden hebt om te groeien.



Dankjewel dat je dit pad met ons bewandelt. Fijn dat we samen op reis gaan.

Officiële algemene voorwaarden

De onderstaande artikelen vormen de officiële algemene voorwaarden van DeepFlow. Deze gelden voor alle overeenkomsten, producten en diensten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Inhoudsopgave

Artikel 1 – Definities

Artikel 2 – Toepasselijkheid & rangorde

Artikel 3 – Het aanbod

Artikel 4 – De overeenkomst (totstandkoming)

Artikel 5 – Herroepingsrecht (B2C) & afstand

Artikel 6 – Verantwoordelijkheid en inzet van de cliënt

Artikel 7 – Prijzen, facturen, (aan)betalingen & incasso

Artikel 8 – Levering en uitvoering (incl. online & opnames)

Artikel 9 – Annulering, beëindiging & overmacht

Artikel 10 – Klachtenregeling

Artikel 11 – Aansprakelijkheid (B2C en B2B)

Artikel 12 – Vertrouwelijkheid

Artikel 13 – Privacy & AVG-grondslagen

Artikel 14 – Rechten van betrokkenen (AVG)

Artikel 15 – Intellectueel eigendom & merk

Artikel 16 – Geschillen & toepasselijk recht

Artikel 17 – Aanvullende/afwijkende afspraken

Artikel 18 – Wijziging van voorwaarden

Artikel 19 – Communicatie & bewijsafspraken

Bijlagen

DeepFlow Commitment Charter (heldere verwachtingen)

Gezondheidsverklaring (aangescherpt)

Modelformulier voor herroeping (consumenten, op afstand)

Artikel 1 – Definities

1.1 Ondernemer: DeepFlow, gevestigd aan Middenburcht 136, 3452 MT Utrecht, KvK-nummer 50737449, BTW-nummer NL002124024B35.
1.2 Cliënt: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruikmaakt van diensten of producten van DeepFlow. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen consumenten (B2C) en zakelijke cliënten (B2B).
1.3 Overeenkomst: iedere schriftelijke of elektronische afspraak tussen DeepFlow en de cliënt, inclusief alle bijlagen, offertes, bevestigingen en deze algemene voorwaarden.
1.4 Diensten: alle door DeepFlow aangeboden activiteiten zoals coaching, begeleiding, trainingen, retreats, events, teamdagen, jaartrajecten, en online sessies.
1.5 Producten: alle door DeepFlow geleverde materialen en digitale inhoud, zoals e-books, opnames, meditaties, cursussen of andere digitale leertrajecten.
1.6 Traject of Programma: een door DeepFlow aangeboden geheel van diensten over een bepaalde periode, zoals een jaartraject, groepstraject (bijvoorbeeld Femme Vitales), Flow Experience teamdag of Tranceformation Day event.
1.7 Deelnemer: de cliënt zelf of een door de cliënt aangewezen persoon die deelneemt aan een programma of dienst van DeepFlow.
1.8 Bedenktijd: de wettelijke termijn van 14 dagen waarbinnen een consument bij een overeenkomst op afstand gebruik kan maken van het herroepingsrecht, tenzij dit recht conform de wet rechtsgeldig is uitgesloten of vervallen.
1.9 Herroepingsrecht: de mogelijkheid voor consumenten om binnen de bedenktijd van 14 dagen af te zien van de overeenkomst, tenzij uitgesloten volgens deze voorwaarden en mits de consument vooraf uitdrukkelijk heeft ingestemd met directe uitvoering en afstand heeft gedaan van dit recht. Voor zakelijke cliënten geldt dit recht niet.
1.10 Annulering: het door de cliënt of DeepFlow beëindigen van deelname aan een traject, event, retreat of sessie, volgens de bepalingen in deze voorwaarden.

Artikel 2 – Toepasselijkheid & rangorde

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van DeepFlow en op elke overeenkomst die tot stand komt tussen DeepFlow en de cliënt. Waar in deze voorwaarden sprake is van “cliënt”, wordt tevens “cliënten” bedoeld.

2.2 Eventuele algemene voorwaarden van de cliënt (bijvoorbeeld inkoopvoorwaarden van zakelijke klanten) zijn uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij DeepFlow deze vooraf schriftelijk en expliciet heeft aanvaard.

2.3 DeepFlow verstrekt deze algemene voorwaarden altijd vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst, op een wijze die voldoet aan de wettelijke vereisten.

·       Bij online overeenkomsten met consumenten worden de voorwaarden in pdf-formaat als bijlage meegestuurd in de bevestigingsmail, zodat de cliënt deze eenvoudig kan opslaan op een duurzame gegevensdrager.

·       Indien de overeenkomst mondeling of fysiek tot stand komt, ontvangt de cliënt de voorwaarden in papieren vorm of digitaal per e-mail.

·       Daarnaast zijn de voorwaarden steeds raadpleegbaar en downloadbaar via www.deepflow.today.

2.4 Wijzigingen in de overeenkomst of afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk of elektronisch zijn vastgelegd en door beide partijen zijn bevestigd.

Artikel 3 – Het aanbod

3.1 Een aanbod bevat een volledige en nauwkeurige beschrijving van diensten en (digitale) producten.
3.2 Eventuele voorwaarden/termijnen (bv. geldigheid) vermelden we duidelijk vooraf.
3.3 Kennelijke vergissingen of fouten in aanbod/prijs, waarvan voor de cliënt duidelijk is of redelijkerwijs duidelijk had moeten zijn dat het vergissingen zijn, binden DeepFlow niet.
3.4 Voor groepstrajecten kan een minimale groepsgrootte gelden; dat vermelden we vooraf.

Artikel 4 – De overeenkomst (totstandkoming)

4.1 De overeenkomst komt tot stand wanneer de cliënt het aanbod van DeepFlow aanvaardt en aan de daarbij gestelde voorwaarden voldoet.

4.2 Voor groepstrajecten geldt dat de uitvoering van de overeenkomst afhankelijk is van het behalen van de minimale groepsgrootte. Indien dit minimum niet wordt behaald, kan DeepFlow de overeenkomst kosteloos ontbinden en worden reeds betaalde bedragen volledig teruggestort.

4.3 Indien de overeenkomst elektronisch tot stand komt, bevestigt DeepFlow de ontvangst hiervan onverwijld elektronisch.

4.4 Bij ondertekening of elektronische bevestiging verklaart de cliënt deze algemene voorwaarden te hebben ontvangen, gelezen en te aanvaarden. Bij digitale aanmeldingen dient de cliënt hiervoor actief een checkbox aan te vinken, zodat de instemming ondubbelzinnig vastligt.

4.5 DeepFlow behoudt zich het recht voor een aanvraag of inschrijving te weigeren indien daar gegronde redenen voor zijn, waaronder onvoldoende beschikbaarheid, twijfel over de betalingscapaciteit van de cliënt, of wanneer deelname medisch onverantwoord wordt geacht. In dat geval wordt de overeenkomst kosteloos ontbonden en worden eventuele betalingen volledig teruggestort.

4.6 Bij overtekening van groepstrajecten hanteert DeepFlow een wachtlijstprocedure op volgorde van aanmelding.

Artikel 5 – Herroepingsrecht

5A – Consumenten (B2C)

5A.1 De consument heeft het wettelijke recht om binnen een termijn van 14 dagen zonder opgave van redenen de overeenkomst op afstand te herroepen (“bedenktijd”).

5A.2 De bedenktijd bedraagt 14 dagen en gaat in:

·       bij diensten: op de dag van het sluiten van de overeenkomst;

·       bij digitale inhoud die niet op een materiële drager wordt geleverd: op de dag van het sluiten van de overeenkomst;

·       bij producten: op de dag waarop de consument of een door hem aangewezen derde het product fysiek in bezit krijgt.

5A.3 Het herroepingsrecht is uitgesloten indien:

·       de consument bij het sluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk heeft ingestemd met onmiddellijke uitvoering van de dienst vóór afloop van de bedenktijd; én

·       de consument daarbij uitdrukkelijk heeft verklaard afstand te doen van het herroepingsrecht.

5A.4 Voor persoonlijke trajecten, groepstrajecten (zoals Femme Vitales), Flow Experience teamdagen, retraites en Tranceformation Day events geldt dat het herroepingsrecht vervalt indien deze diensten binnen de bedenktijd aanvangen en de consument uitdrukkelijk afstand heeft gedaan van dit recht bij ondertekening.

5A.5 Indien de consument gebruik wenst te maken van het herroepingsrecht, dient dit binnen de bedenktijd via een ondubbelzinnige verklaring (per e-mail of brief) aan DeepFlow kenbaar te worden gemaakt. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van het modelformulier zoals opgenomen in Bijlage 3, maar dit is niet verplicht.

5A.6 DeepFlow bevestigt de ontvangst van de herroeping schriftelijk. Eventuele reeds betaalde bedragen worden binnen 14 dagen na ontvangst van de herroeping terugbetaald, mits dit conform de wettelijke bepalingen is.

5B – Zakelijke cliënten (B2B)

5B.1 Voor zakelijke cliënten geldt geen herroepingsrecht.

5B.2 Overeenkomsten met zakelijke cliënten zijn direct bindend na ondertekening of elektronische bevestiging.

5B.3 Bij annulering door de zakelijke cliënt zijn de annuleringsvoorwaarden zoals opgenomen in Artikel 9 van toepassing.

Artikel 6 – Verantwoordelijkheid en inzet van de cliënt

6.1 De cliënt neemt actief deel, staat open voor suggesties en neemt regie over het eigen proces.
6.2 De cliënt verstrekt juiste/volledige informatie die nodig is voor een goed verloop.
6.3 De cliënt is aanwezig op afgesproken momenten en voert (thuis)opdrachten uit.
6.4 DeepFlow heeft een inspanningsverplichting (geen resultaatverplichting).
6.5 Medische disclaimer: DeepFlow biedt geen medische of psychotherapeutische behandeling; bij klachten raadpleeg je je arts/therapeut.

Artikel 7 – Prijzen en betalingen

7A – Consumenten (B2C)

7A.1 Alle prijzen zijn inclusief btw en andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

7A.2 Betaling dient te geschieden voorafgaand aan of uiterlijk bij aanvang van de dienstverlening, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7A.3 Indien is afgesproken dat betaling in termijnen mogelijk is, wordt dit schriftelijk vastgelegd in de overeenkomst vóór aanvang van de dienstverlening. Bij jaartrajecten is een aanbetaling verplicht.

7A.4 Indien de consument niet tijdig betaalt, is hij of zij in verzuim na het verstrijken van de overeengekomen betaaltermijn. Vanaf dat moment mag DeepFlow de dienstverlening opschorten totdat betaling heeft plaatsgevonden.

7A.5 Bij verzuim is de consument wettelijke rente over het openstaande bedrag verschuldigd, te rekenen vanaf de dag na het verstrijken van de betaaltermijn tot de dag van volledige betaling.

7A.6 Indien invordering noodzakelijk blijkt, worden buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht conform de Wet Incassokosten (BIK).

7A.7 Eventuele bezwaren tegen facturen dienen binnen 10 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend. Daarna wordt de factuur geacht te zijn goedgekeurd.

7B – Zakelijke cliënten (B2B)

7B.1 Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

7B.2 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7B.3 Indien betaling in termijnen is overeengekomen, wordt dit vooraf schriftelijk vastgelegd in de overeenkomst. Bij jaartrajecten is een aanbetaling verplicht.

7B.4 Indien de cliënt niet tijdig betaalt, is hij of zij direct in verzuim na het verstrijken van de betalingstermijn. Vanaf dat moment mag DeepFlow de dienstverlening opschorten of de overeenkomst beëindigen.

7B.5 Bij verzuim is de cliënt contractuele rente verschuldigd van 1,5% per maand (of een gedeelte daarvan) over het openstaande bedrag, tenzij de wettelijke handelsrente hoger is. In dat geval geldt de wettelijke handelsrente.

7B.6 Alle redelijke kosten die DeepFlow maakt om betaling te verkrijgen, zowel gerechtelijk als buitengerechtelijk, komen voor rekening van de zakelijke cliënt. De buitengerechtelijke kosten worden gesteld op minimaal 15% van de hoofdsom met een minimum van € 75.

7B.7 Eventuele bezwaren tegen facturen dienen binnen 7 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend. Daarna wordt de factuur geacht te zijn goedgekeurd.

Artikel 8 – Levering en uitvoering

8.1 DeepFlow voert de diensten uit met zorgvuldigheid en professionaliteit, in achtneming van de overeengekomen inspanningsverplichting. Er wordt geen resultaatsverplichting aanvaard, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

8.2 DeepFlow behoudt zich het recht voor de inhoud, planning, locatie of trainer van trajecten of events te wijzigen om redenen van kwalitatieve verbetering of overmacht. Dergelijke wijzigingen geven de cliënt geen recht op restitutie, tenzij DeepFlow het traject of event geheel annuleert.

8.3 DeepFlow kan derden inschakelen bij de uitvoering van de overeenkomst, bijvoorbeeld gasttrainers of samenwerkingspartners. Indien daarbij persoonsgegevens van cliënten worden verwerkt, sluit DeepFlow een verwerkersovereenkomst met deze derden conform de AVG. De verwerking vindt uitsluitend plaats voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de diensten.

8.4 Levering van online diensten is steeds onder voorbehoud van beschikbaarheid van de gebruikte systemen en platforms.

8.5 Voor online diensten is de cliënt verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding, geschikte apparatuur en een rustige ruimte.

8.6 Online sessies of events kunnen door DeepFlow worden opgenomen voor kwaliteitsdoeleinden of om later beschikbaar te stellen aan deelnemers, maar uitsluitend indien de cliënt hier vooraf ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven. Deze toestemming dient schriftelijk of via video te worden vastgelegd. Toestemming per audio-opname is onvoldoende.

8.7 Technische storingen aan de zijde van de cliënt geven geen recht op restitutie of inhalen van sessies, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 9 – Annulering, beëindiging & overmacht

9A – Consumenten (B2C)

9A.1 Annulering individuele sessies
Annulering door de consument dient minimaal 48 uur voor de geplande afspraak te gebeuren. Bij annulering binnen 48 uur vervalt het recht op inhalen of restitutie.

9A.2 Annulering events, retraites en teamdagen

·       Tot 30 dagen voor aanvang: 100% restitutie minus € 50 administratiekosten.

·       30–14 dagen voor aanvang: 50% restitutie.

·       Minder dan 14 dagen voor aanvang: geen restitutie, tenzij de plaats door een andere deelnemer wordt ingenomen én deze door DeepFlow is geaccepteerd.

9A.3 Annulering jaartrajecten
Tussentijdse beëindiging ontslaat de consument niet van de betalingsverplichting voor het gehele traject, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9A.4 Annulering door de consument
Indien de consument annuleert zonder geldige reden binnen de gestelde termijnen, blijft de betalingsverplichting gelden conform bovenstaande bepalingen.

9A.5 Annulering door DeepFlow
DeepFlow behoudt zich het recht voor een traject, event of retreat te annuleren bij onvoldoende deelname of in geval van overmacht. In dat geval worden reeds betaalde bedragen volledig teruggestort. Indien annulering plaatsvindt binnen 7 dagen voor aanvang, worden tevens redelijke, reeds door de cliënt gemaakte reis- en verblijfkosten vergoed.

9A.6 Overmacht
Onder overmacht worden verstaan: ziekte of overlijden van de trainer, pandemieën, overheidsmaatregelen, natuurrampen, extreme weersomstandigheden, technische storingen, of andere redelijk te begrijpen omstandigheden die uitvoering onmogelijk maken.

9A.7 Alternatieven bij overmacht
In geval van overmacht zal DeepFlow altijd in overleg met de consument zoeken naar een passende oplossing, zoals verplaatsing, een online alternatief of een voucher voor deelname op een later moment.

9B – Zakelijke cliënten (B2B)

9B.1 Annulering individuele sessies
Annulering door de zakelijke cliënt dient minimaal 48 uur voor de geplande afspraak te gebeuren. Bij annulering binnen 48 uur blijft de volledige vergoeding verschuldigd.

9B.2 Annulering events, retraites en teamdagen

·       Tot 30 dagen voor aanvang: 100% restitutie minus € 100 administratiekosten.

·       30–14 dagen voor aanvang: 50% restitutie.

·       Minder dan 14 dagen voor aanvang: geen restitutie, tenzij de plaats door een andere deelnemer wordt ingenomen én deze door DeepFlow is geaccepteerd.

9B.3 Annulering jaartrajecten
Tussentijdse beëindiging ontslaat de zakelijke cliënt niet van de betalingsverplichting voor het gehele traject, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9B.4 Annulering door de zakelijke cliënt
Indien de zakelijke cliënt annuleert, blijft de volledige betalingsverplichting gelden conform bovenstaande bepalingen.

9B.5 Annulering door DeepFlow
DeepFlow behoudt zich het recht voor een traject, event of retreat te annuleren bij onvoldoende deelname of in geval van overmacht. In dat geval worden reeds betaalde bedragen volledig teruggestort. Indien annulering plaatsvindt binnen 7 dagen voor aanvang, worden tevens redelijke, reeds door de cliënt gemaakte reis- en verblijfkosten vergoed, mits vooraf afgestemd.

9B.6 Overmacht
Onder overmacht worden verstaan: ziekte of overlijden van de trainer, pandemieën, overheidsmaatregelen, natuurrampen, extreme weersomstandigheden, technische storingen, of andere redelijk te begrijpen omstandigheden die uitvoering onmogelijk maken.

9B.7 Alternatieven bij overmacht
In geval van overmacht zal DeepFlow altijd in overleg met de zakelijke cliënt zoeken naar een passende oplossing, zoals verplaatsing, een online alternatief of een voucher voor deelname op een later moment.

Artikel 10 – Klachtenregeling

10.1 Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na het ontstaan daarvan, volledig en duidelijk omschreven schriftelijk of per e-mail te worden ingediend bij DeepFlow via info@deepflow.today.

10.2 DeepFlow zal de klacht intern behandelen en binnen 14 dagen na ontvangst inhoudelijk reageren. Indien de behandeling van de klacht meer tijd vergt, ontvangt de cliënt binnen 14 dagen een bevestiging met een indicatie van de termijn waarbinnen een inhoudelijke reactie kan worden gegeven.

10.3 Indien de klacht niet in onderling overleg kan worden opgelost, staat het de cliënt vrij het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter overeenkomstig Artikel 16 van deze voorwaarden.

Artikel 11 – Aansprakelijkheid

11A – Consumenten (B2C)

11A.1 DeepFlow spant zich naar beste inzicht en vermogen in bij de uitvoering van haar diensten, in overeenstemming met de overeengekomen inspanningsverplichting.

11A.2 DeepFlow is aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst, voor zover dit krachtens dwingend consumentenrecht niet kan worden uitgesloten.

11A.3 DeepFlow sluit aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van de uitvoering van de overeenkomst niet uit voor zover deze schade het gevolg is van dood of lichamelijk letsel van de consument als gevolg van een handelen of nalaten van DeepFlow.

11A.4 Voor overige schade geldt dat DeepFlow alleen aansprakelijk is indien deze is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid.

11A.5 Aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van door de consument verstrekte onjuiste of onvolledige informatie is uitgesloten.

11B – Zakelijke cliënten (B2B)

11B.1 DeepFlow is slechts aansprakelijk voor schade die het directe gevolg is van opzet of grove nalatigheid van DeepFlow.

11B.2 Iedere aansprakelijkheid van DeepFlow is beperkt tot maximaal het bedrag dat door de zakelijke cliënt is betaald voor de betreffende dienst, met een maximum van € 5.000 per gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen met dezelfde oorzaak. Indien de verzekeraar van DeepFlow een hoger bedrag uitkeert, geldt dat bedrag als maximum.

11B.3 DeepFlow is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens of immateriële schade.

11B.4 Vorderingen tot schadevergoeding dienen binnen 6 maanden na ontdekking van de schade schriftelijk en gemotiveerd te zijn ingediend, bij gebreke waarvan iedere aanspraak vervalt.

Artikel 12 – Vertrouwelijkheid

12.1 DeepFlow en de cliënt behandelen elkaars vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk (behoudens wettelijke plicht).
12.2 In groepstrajecten geldt groepsvertrouwelijkheid: wat gedeeld wordt, blijft in de groep.
12.3 Ingeschakelde derden zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.

Artikel 13 – Privacy & AVG

13.1 DeepFlow verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de wettelijke grondslagen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), namelijk:

·       de uitvoering van een overeenkomst;

·       het voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht);

·       het gerechtvaardigd belang van DeepFlow (bijvoorbeeld administratie en bedrijfsvoering);

·       de toestemming van de cliënt (bijvoorbeeld voor marketing of het opnemen van sessies).

13.2 Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en conform de wettelijke bewaartermijnen.

·       Voor fiscale en administratieve gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

·       Voor gegevens die niet onder de fiscale bewaarplicht vallen (zoals contactgegevens of notities uit sessies) geldt een kortere bewaartermijn van maximaal 3 jaar na afloop van de dienstverlening, tenzij de cliënt eerder om verwijdering verzoekt.

13.3 DeepFlow maakt gebruik van het online platform Menbirds.nl voor bepaalde diensten en gegevensopslag. DeepFlow sluit met Menbirds een verwerkersovereenkomst waarin is vastgelegd dat Menbirds de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt in opdracht van en conform de instructies van DeepFlow. De privacy policy van Menbirds is aanvullend van toepassing, maar ontslaat DeepFlow niet van haar eigen verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke.

13.4 Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of opgeslagen, gebeurt dit uitsluitend indien dit voldoet aan de eisen van de AVG, bijvoorbeeld door gebruik van de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s) of een ander passend mechanisme. DeepFlow beoordeelt vooraf of doorgifte in zo’n geval rechtmatig en noodzakelijk is.

Artikel 14 – Rechten van betrokkenen (AVG)

14.1 Iedere cliënt heeft, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de volgende rechten ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens die door DeepFlow worden verwerkt:

·       Recht op inzage: een overzicht ontvangen van de persoonsgegevens die DeepFlow verwerkt.

·       Recht op correctie: het laten verbeteren van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.

·       Recht op verwijdering (“recht op vergetelheid”): het laten wissen van persoonsgegevens, tenzij er een wettelijke bewaarplicht geldt.

·       Recht op beperking van verwerking: het (tijdelijk) beperken van de verwerking van persoonsgegevens.

·       Recht op bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van het gerechtvaardigd belang van DeepFlow.

·       Recht op dataportabiliteit: het ontvangen en/of overdragen van persoonsgegevens aan een andere dienstverlener, voor zover dit technisch mogelijk is.

14.2 Verzoeken ter uitoefening van bovenstaande rechten kunnen worden ingediend via info@deepflow.today. DeepFlow reageert binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Indien het verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval wordt de cliënt daarover binnen één maand geïnformeerd.

14.3 DeepFlow kan om aanvullende identificatie vragen indien dit nodig is om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

14.4 Indien DeepFlow niet of onvoldoende tegemoet kan komen aan een verzoek, wordt dit gemotiveerd uitgelegd aan de cliënt.

14.5 De cliënt heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien hij of zij van mening is dat DeepFlow niet voldoet aan de verplichtingen uit de AVG.

Artikel 15 – Intellectueel eigendom & merk

15.1 Alle door DeepFlow ontwikkelde materialen, methodieken, trainingen, meditaties, documenten, opnames, teksten en andere content blijven eigendom van DeepFlow, ongeacht of deze tijdens of na de overeenkomst aan de cliënt beschikbaar worden gesteld. Het is de cliënt niet toegestaan deze materialen geheel of gedeeltelijk te kopiëren, door te sturen, verspreiden of commercieel te gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van DeepFlow. Gebruik is uitsluitend toegestaan voor persoonlijk, niet-commercieel gebruik.

15.2 De merknaam DeepFlow® en aanverwante logo’s, stijlen en methodieken zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten. Het gebruik van deze naam en bijbehorende uitingen is zonder schriftelijke toestemming van DeepFlow niet toegestaan.

15.3 Testimonials, recensies of persoonlijke verhalen van cliënten mogen door DeepFlow uitsluitend worden gebruikt voor marketing- en communicatiedoeleinden indien hiervoor vooraf ondubbelzinnige toestemming is gegeven. Deze toestemming moet schriftelijk of via video-opname zijn vastgelegd; toestemming via audio-opname of mondeling is onvoldoende. Een eenmaal gegeven toestemming kan door de cliënt op ieder moment weer worden ingetrokken.

Artikel 16 – Geschillen & toepasselijk recht

16.1 Op deze algemene voorwaarden en alle overeenkomsten tussen DeepFlow en de cliënt is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

16.2 Klachten worden in eerste instantie behandeld conform de klachtenregeling in Artikel 10. Indien een klacht niet intern kan worden opgelost, staat het partijen vrij het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter.

16.3 Partijen verbinden zich ertoe om, voordat zij een geschil aan de rechter voorleggen, zich in te spannen om het geschil via mediation of een andere vorm van buitengerechtelijke geschiloplossing in der minne te regelen. Deze inspanningsverplichting laat onverlet dat partijen te allen tijde toegang tot de rechter behouden.

16.4 Geschillen met consumenten worden voorgelegd aan de rechter die volgens de wet bevoegd is. Voor zakelijke cliënten geldt dat geschillen in beginsel worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de vestigingsplaats van DeepFlow, tenzij dwingend recht anders voorschrijft of partijen anders overeenkomen.

Artikel 17 – Aanvullende en afwijkende afspraken

17.1 Aanvullende en afwijkende afspraken zijn alleen geldig indien deze schriftelijk of elektronisch zijn vastgelegd en door beide partijen zijn bevestigd.

17.2 Aanvullende en afwijkende afspraken mogen consumenten niet onredelijk benadelen. Indien een dergelijke afspraak toch wordt gemaakt, prevaleren de dwingendrechtelijke bepalingen van het Nederlandse en Europese consumentenrecht.

Artikel 18 – Wijziging van voorwaarden

18.1 DeepFlow is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden gelden uitsluitend voor toekomstige overeenkomsten die na de wijziging tot stand komen, tenzij in dit artikel anders bepaald.

18.2 Voor reeds lopende overeenkomsten met consumenten kunnen voorwaarden alleen worden gewijzigd indien:

·       dit noodzakelijk is vanwege wijzigingen in wet- of regelgeving; of

·       de wijziging voor de consument niet nadelig is.

18.3 Indien DeepFlow een wezenlijke wijziging doorvoert die wél nadelig is voor de consument, heeft de consument het recht de overeenkomst kosteloos te beëindigen binnen 14 dagen na kennisgeving van de wijziging.

18.4 Voor zakelijke cliënten geldt dat wijzigingen ook tijdens een lopende overeenkomst kunnen worden doorgevoerd, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Artikel 19 – Communicatie & bewijsafspraken

19.1 E-mail geldt als schriftelijk en rechtsgeldig communicatiemiddel.
19.2 De administratie van DeepFlow (o.a. logs, inschrijvingen, betalingen) geldt als bewijs, behoudens tegenbewijs door de cliënt.
19.3 Vervaltermijn: zakelijke vorderingen verjaren na 1 jaar; voor consumenten gelden wettelijke termijnen.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bijlage 1 – DeepFlow Commitment Charter

Wij beloven jou:

Professionele begeleiding met hart en ziel; veilige, vertrouwelijke omgeving; doorontwikkeling van methodes; volledige aanwezigheid; respect voor jouw unieke proces.

Jij belooft jezelf:

Open communicatie; actieve deelname; verantwoordelijkheid voor je proces; bereidheid om te oefenen en uit je comfortzone te stappen; commitment aan je groei.

Samen creëren we:

Ruimte voor transformatie, duurzame verandering, meer lichtheid en flow.

Bijlage 2 – Gezondheidsverklaring (aangescherpt)

Ik verklaar naar waarheid dat:

ik geen gediagnosticeerde eetstoornis heb (of gehad) ;

ik geen epilepsie of psychose heb (of gehad) ;

ik niet gevoelig ben voor hyperventilatie of dit vooraf aan DeepFlow heb gemeld;

ik fysiek en mentaal in staat ben om deel te nemen aan DeepFlow-activiteiten.

Aanvullend

Medische/psychische aandoeningen (ook in het verleden) meld ik vooraf schriftelijk. DeepFlow beoordeelt of deelname verantwoord is.

Deelname is op eigen verantwoordelijkheid en risico.

DeepFlow is niet aansprakelijk voor (toename van) medische klachten, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

Bij twijfel raadpleeg ik vooraf mijn arts/therapeut.

Bijlage 3 – Modelformulier voor herroeping (consumenten, op afstand)

(Vul en stuur dit alleen in als je de overeenkomst wilt herroepen.)
Aan: DeepFlow, Middenburcht 136, 3452 MT Utrecht – info@deepflow.today

Ik deel u hierbij mede dat ik onze overeenkomst betreffende [omschrijving product/dienst] herroep.

Besteld/op [datum] – Ontvangen op [datum]

Naam consument:
Adres consument:

Handtekening (alleen bij brief):
Datum:

DeepFlow – Middenburcht 136, 3452 MT Utrecht – KvK 50737449 – BTW NL002124024B35
E-mail: info@deepflow.today – Website: www.deepflow.today

Slotregel

Deze versie vervangt alle eerdere versies. Publicatie: september 2025.
Vragen? Mail ons via info@deepflow.today.